Bij Eemhart hebben vijf ambulante teams in 2025 geëxperimenteerd met spraakgestuurd rapporteren op hun werkmobiel. Deze technologische innovatie zet spraak om in tekst binnen de vertrouwde omgeving van ONS. Het doel? Efficiënter rapporteren, minder tijd achter de computer en meer tijd voor het werken met cliënten.
Rapporteren als je naar je fiets loopt
Spraakgestuurd rapporteren werkt eenvoudig: je opent de ONS-Dossierapp op je werktelefoon, spreekt je rapportage in en de app zet je woorden om in tekst. Je hebt geen laptop nodig, geen bureau, geen rustige werkkamer. Je rapporteert waar en wanneer het jou uitkomt.
Super-user Mariëtte van Hattum van het team ambulant Amersfoort/Soest vertelt enthousiast: “Het is echt sneller en gemakkelijker om even een rapportage in te spreken als je van de cliënt terug naar je auto of fiets loopt. Voelt niet meer zo zwaar van: oh nee, ik moet nog verslaglegging doen. Het is even vertellen aan de app en het staat gewoon al gelijk op papier. Je hebt geen laptop nodig, alleen je werktelefoon met de ONS-Dossierapp.”
Ook collega’s die eerst sceptisch waren, zijn inmiddels enthousiast. “Het is makkelijker dan je denkt. Valt reuze mee,” aldus een begeleider.
Wennen en meer werkplezier
Mariëtte benadrukt dat het even wennen is: “Hij neemt het letterlijk op, maar soms ook weer niet. Verwarrend hè? Het ontwikkelt zich steeds beter, maar je moet het wel nog steeds controleren wat er staat. Het kan nog niet helemaal blind gedaan worden.”
Een belangrijk voordeel is de tijdwinst. “Ik vind het fijn om in de auto wat in te spreken of soms nog even snel tijdens het koken. Ik word er zelf wel steeds beter in,” zegt Mariëtte, “Het scheelt ook veel tijd met opstarten en dat soort dingen.”
Bestuurder Gerlinde Paas hoopt dat slimme technologie zoals spraakgestuurd rapporteren administratieve werkzaamheden makkelijker en sneller maakt en leidt tot meer werkplezier: “We willen graag medewerkers ondersteunen in hun werk, en voornamelijk voor het deel van je werk waarvoor je waarschijnlijk niet de zorg in bent gegaan.”
Direct rapporteren met de cliënt
Spraakgestuurd rapporteren helpt om korter op het zorgmoment te rapporteren. “Hierdoor ben ik sneller en accurater in mijn verslaglegging en is mijn collega die later op de dag bij de cliënt komt ook goed geïnformeerd,” aldus Mariëtte. Rapporteren kan zelfs in bijzijn van de cliënt, wat de betrokkenheid vergroot. Toch merkt Mariëtte dat sommige cliënten er onzeker van worden als er direct bij hen wordt gerapporteerd.
Wat levert het op?
Voor begeleiders betekent spraakgestuurd rapporteren vooral minder drempels bij verslaglegging. “We zijn hulpverleners en willen hulp bieden. Dat alles ook nog op papier moet, is dan echt wel een drempel. Als je goed rapporteert zijn de evaluatieverslagen ook een stuk gemakkelijker met een druk op de knop te doen. Win-win dus,” zegt Mariëtte. “Omdat je er eigenlijk al veel rapporteert, kan je veel makkelijker ook gewoon evaluaties maken.”
Mariëtte wil dat de werkdruk rondom het rapporteren omlaag gaat, zodat begeleiders meer kunnen focussen op hun eigenlijke werk.
Oefening en super-users
Het succes van de pilot hangt samen met de inzet van super-users, zoals Mariëtte. Zij probeerde haar team te enthousiasmeren en pijnpunten te achterhalen. “Je moet wel investeren in het leren en het kennis maken. En hoe je het goed kan gebruiken,” geeft ze aan. “De app neemt je woorden letterlijk op, wat soms verrassend uitpakt. Je moet vooraf goed nadenken over wat je wilt zeggen, en de rapportage blijft controleren is nog altijd nodig.”
Mariëtte ontwikkelde daarvoor haar eigen aanpak: “Ik spreek de rapportage in delen in. Dan kan ik tussendoor mijn gedachten ordenen.” Dat is meteen haar tip aan collega’s die beginnen: neem de tijd om te oefenen, en verwacht niet direct een vlekkeloze rapportage. Wie volhoudt, merkt dat het steeds beter gaat.
Gebruik voor iedereen
De kracht van de technologie zit er ook in dat ze zich blijft ontwikkelen. Mariëtte ziet het stapje voor stapje verbeteren. En ze is er helder over: “Het gaat je echt tijd schelen, maar er moet wel eerst even tijd in worden geïnvesteerd. Er is heel veel informatie over het spraakgestuurd rapporteren en de ervaringen zijn bij meer organisaties positief, dus waarom doen we het dan nog niet met z’n allen?”
Om dat voor elkaar te krijgen, is Mariëtte aangesloten bij het leernetwerk van de Vereniging Gehandicaptenzorg Utrecht (VGU). Binnen dat netwerk werken meerdere zorgorganisaties samen aan de vraag: hoe zorgen we dat spraakgestuurd rapporteren echt breed wordt ingezet?
Het leernetwerk biedt ruimte om knelpunten te onderzoeken en te verminderen, zodat spraakgestuurd rapporteren breder ingezet kan worden. De verwachting is dat steeds meer organisaties en begeleiders deze innovatie omarmen.
Mariëtte: “Als we zorgen dat dit breed toegankelijk is voor iedereen en het onderdeel wordt van de werkprocessen, gaan sowieso nieuwe medewerkers er direct mee werken. Dan wordt spraakgestuurd rapporteren het nieuwe normaal.”
